Составление графика работы для сотрудника

Вопрос:

Как правильно должны составляться графики работы отделов, а именно:

1. В обязательном ли порядке график должен быть утвержден начальником отдела.
2. В обязательном ли порядке работники должны быть ознакомлены под подпись с графиком и должна ли быть указана дата ознакомления, за месяц должен составляться график?
3. В обязательном ли порядке должна быть на графике подпись лица, составившего график?
4. Должно ли быть указано конкретно время начала и время окончания работы?
5. Табель должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (б/л, отпуск и т.д.), правильно я понимаю?
6. В графике допустимы исправления, т.к. это рабочий документ, правильно? Я понимаю, что алгоритм составления графика работы должен быть подробно прописан в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству, если таковая есть, но у нас ее нет, а, значит, мы должны руководствоваться трудовым законодательством и общими правилами ведения документооборота.
7. Можно ли применить к начальникам отделов дисциплинарное взыскание за неправильное составление графиков работы? Если да, то какими статьями руководствоваться и какими по степени тяжести должны быть эти наказания, уволить же за неправильное составление графика нельзя, я правильно понимаю? Или за неоднократное нарушение правил составления графика можно уволить?

Ответ:

1. График работы должен быть обязательно утвержден руководителем организации, если данные полномочия по компетенции не переданы начальнику отдела.
2. Да, работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под подпись с графиком, при этом должна быть указана дата ознакомления. Да график составляется не менее чем за месяц до введения его в действие.
3. Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график.
4. Да, в графике работы должно быть обязательно указано конкретно время начала и время окончания работы.
5. Да, табель учета рабочего времени должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.д.).
6. В графике допустимы исправления, в случае если при его составлении были допущены ошибки (опечатки).
   Если в процессе работы по графику происходят отклонения от тех данных, которые в нем указаны, то это отражается в дополнительных графах графика.
7. Да, к начальнику отдела можно применить дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора за неправильное составление графика работы, руководствуясь ст. 193, ст. 192 Трудового кодекса РФ, если именно на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы.
   В случае неоднократного неправильного составления графика работы, начальника отдела можно уволить по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Обоснование:

1. Руководитель организации подписывает, утверждает любой документ организации, в т.ч. графики работ (ст. 274 Трудового кодекса РФ, учредительные документы организации).
   Подписание, утверждение документа - это способ придания ему юридической силы, только подписанный, утвержденный документ ведет к возникновению прав и обязанностей у работника и работодателя (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
   Вопрос о распределении должностных обязанностей, полномочий между работниками, руководителями структурных подразделений организации, решается на основании внутренних организационно-распорядительных документов организации (ст. 273, ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
2. Графики работы (сменности) доводятся до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие (ст. 68, ст. 103 Трудового кодекса РФ).
   В случае если работник не будет ознакомлен под подпись с графиком работы, то он (работник) не будет знать, когда именно ему выходить на работу и привлечь его (работника) за прогул в случае не выхода на работу по неуважительной причине работодатель не сможет.
3. По общему правилу график работы утверждается руководителем организации, если эти полномочия не переданы руководителем организации иному работнику, например, руководителю структурного подразделения (ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
   Законодательство РФ говорит о том, что достаточно, чтобы график работы был утвержден, подписан уполномоченным на подписание данного документа лицом (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
   Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график. Такое требование может содержаться в локальных актах организации (в положении об отделе, в инструкции по ведению делопроизводства и т.д.).
4. График работы составляется (утверждается) в случае, если режим работы сотрудников отличается от тех правил по режиму рабочего времени и времени отдыха, которые указаны в Правилах внутреннего трудового распорядка организации (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
   При этом основная и главная цель составления графика работы зафиксировать в нем в т.ч. время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
5. График работы составляется для того, чтобы отразить в нем время начала и окончания рабочего дня сотрудника (продолжительность ежедневной работы (смены)), чередование рабочих и нерабочих дней и т.д. (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
   По тому режиму работы, который установлен (указан) в графике работы, сотрудник фактически должен выполнять работу.
   Табель учета рабочего времени предназначен для того, чтобы отражать в нем время, которое сотрудник фактически отработал или не отработал (ст. 91 Трудового кодекса РФ, Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
   Поэтому табель учета рабочего времени должен соответствовать графику работы, расхождения допустимы в случаях предусмотренных трудовым законодательствам (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.д.).
6. В форме графика работы обязательно должны быть предусмотрены графы для заполнения сведений, указанных в ст. 100 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
   При этом руководитель организации может и это целесообразно предусмотреть дополнительные графы в графике работ для отображения в них дополнительных сведений, если в процессе работы возникнут отклонения от того режима работы, который изначально был предусмотрен в графике работы (ст. 8 Трудового кодекса РФ).
7. В случае если на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы, и он эту работу выполнил ненадлежащим образом, то к нему можно применить дисциплинарное взыскание в порядке, предусмотренном ст. 193 Трудового кодекса РФв виде (ст. 192 Трудового кодекса РФ):

• замечания;
  или
• выговора.

За неоднократное ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работник, в т.ч. начальник отдела, может быть уволен по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

С дополнительной информацией по вопросу Вы можете ознакомиться в системе "Помощник кадровика: Эксперт" в справочном материале "Требования к реквизитам и бланкам документов", "Рабочее время", "Табель учета рабочего времени", "Применение дисциплинарных взысканий", "Алгоритм оформления замечания", "Алгоритм оформления выговора", "Увольнение работника в связи с неоднократным неисполнением им своих трудовых обязанностей", "Алгоритм увольнения за неоднократное нарушение трудовых обязанностей".
Все нормативные правовые акты, использованные в ответе, Вы сможете найти в системе "Помощник кадровика: Эксперт".

С уважением,
эксперт Службы поддержки пользователей проекта "Помощник Кадровика: Эксперт"