Представление выписки по счету, заверенной работником банка, для подтверждения перерасхода по командировочным расходам

Вопрос:

От сотрудника организации, вернувшегося из служебной командировки, бухгалтерия для подтверждения перерасхода по командировочным расходам потребовала представления выписки по счетам, заверенной работником банка (подпись сотрудника банка и печать банка). Представленная информация о движении средств, полученная посредством обращения в личный кабинет на сайте банка и распечатанная с указанием реквизитов банка, бухгалтерию не удовлетворила.

При этом, в пакете документов были приложены все чеки и отчеты: из гостиницы о проживании, электронный билет с посадочным талоном, а также иные платежные документы (чеки) о понесенных расходах.

Прошу вас подтвердить правовую обоснованность требования бухгалтерии о представлении выписки по счетам, заверенной работником банка (подпись сотрудника банка и печать банка).

Кроме того, прошу Вас сообщить установлены ли нормативно требования к порядку подготовки расписки о получении денежных средств в бухгалтерии организации, в частности требование о представлении собственноручно написанной расписки (исключительно от руки, без использования машинописного способа).

Допустимо ли набрать текст на компьютере, а после текста расписки от руки указать фамилию, имя и отчество (полностью) и поставить подпись и дату?

Ответ:

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Если командировочные расходы производились с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Для целей минимизации налогового риска к авансовому отчету следует приложить и выписку по его счету, оформленную как первичный учетный документ (заверенную банком-эмитентом банковской карты).

При выдаче наличного аванса на командировку на сумму аванса работник должен написать заявление. Операция оформляется расходным кассовым ордером. При перечислении командировочных расходов на банковскую карту сотрудника организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. Брать с работника расписку в получении денежных средств в любом случае не нужно.

Обоснование:

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (письмо Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/1/14620), в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. (письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

Если командировочные расходы производились с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты (письмо N 03-03-06/2/19106).

Перечень таких подтверждающих оплату документов не ограничен, для уменьшения налоговых рисков это может быть и банковская выписка операций по карте, с которой были списаны деньги во время командировки. Главное, чтобы документы однозначно подтверждали произведенные расходы, иначе могут возникнуть проблемы признания расходов для целей налогообложения прибыли.

При этом каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом (часть 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Поэтому для того, чтобы представленная сотрудником выписка могла быть использована как подтверждающий его расходы документ, полагаем, она должна быть оформлена в порядке, установленном для первичных учетных документов.

Согласно части 2 названной статьи первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 названной части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).

Если выписка получена через интернет-банк посредством онлайн запроса в виде электронного документа и при наличии электронной подписи, она является электронным документом, который может подтверждать расходы для целей расчета налога на прибыль.

Если же выписка не удовлетворяет данным критериям (распечатана из личного кабинета), следует запросить банковскую выписку по счету, заверенную банком-эмитентом (подписью сотрудника банка и печатью).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (пункт 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен Порядком ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядком ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Выдача наличных денег работнику под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме, содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (подпункт 6.3 пункта 6 Указания N 3210-У).

На основании такого заявления составляется расходный кассовый ордер (подпункт 6.3 пункта 6 Указания N 3210-У).

То есть при выдаче наличного аванса на командировку осуществляется оформление соответствующего заявления и расходного кассового ордера; если аванс выдается переводом денежных средств на банковскую карточку работника, работодателю необходимо предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, и получить от работника заявление с просьбой перечислить подотчетные средства на его карту с указанием ее реквизитов (письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288); оформление расписки (с работника) о получении денег (аванса) в виде отдельного документа не предусмотрено.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Лисицкая Ольга Сергеевна