Об оформлении личной карточки учета выдачи СИЗ

Вопрос:

На предприятии у работников заводится две карточки выдачи спецодежды и СИЗ. Отдельно ведется карточка по выдаче спецодежды и выдача СИЗ (распираторы, рукавицы, перчатки, очки и т.д.). СИЗ выдается ежемесячно в соответствии с п.6 приказа N 997н от 09.12.2014 Минтруда РФ, п.148. С 1 января нового года заводится новая карточка по СИЗ, так как за год получается внушительное количество бумаги. Обязан ли работодатель хранить карточки по выдаче СИЗ за предыдущие периоды (годы)? Имеют ли право привлечь к ответственности работодателя за отсутствие этих карточек за предыдущий период, предполагая, что они не были выданы?

Ответ:

1. Выделять отдельную личную карточку учета для специальной одежды не требуется, достаточно вести одну личную карточку учета выдачи СИЗ. Кроме того, срок оформления личной карточки учета выдачи СИЗ не ограничен одним годом: она может использоваться вплоть до ее заполнения.
2. Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
3. По общему правилу (при отсутствии вредных или опасных условий труда) срок хранения законченной личной карточки учета выдачи СИЗ составляет три года.
4. Ненадлежащее оформление личных карточек выдачи СИЗ, не повлекшее за собой необеспечение работников этими средствами, влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Отсутствие доказательств обеспечения работников СИЗ влечет административную ответственность по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год. В случае признания судом указанных правонарушений длящимися срок давности привлечения к административной ответственности будет исчисляться не со дня совершения, а со дня обнаружения данных правонарушений.

Обоснование:

1. Специальная одежда относится к средствам индивидуальной защиты.

Средство индивидуальной защиты (СИЗ) - носимое на человеке средство индивидуального пользования для предотвращения или уменьшения воздействия на человека вредных и (или) опасных факторов, а также для защиты от загрязнения (см. раздел 2 и приложение N 1 к техническому регламенту Таможенного союза ТР ТС 019/2011 "О безопасности средств индивидуальной защиты").

В этой связи выделять отдельную личную карточку учета для специальной одежды не требуется: достаточно вести одну личную карточку учета выдачи СИЗ по форме приложения к "Межотраслевым правилам обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты" (далее - межотраслевые правила), утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.

Обратите внимание на наименование типовых норм, утв. приказом Минтруда России от 09.12.2014 N 997н, из которого следует, что специальная одежда и специальная обувь, предусмотренные данными типовыми нормами, относятся к СИЗ. К такому же выводу приводит толкование части 1 статьи 221 ТК РФ

Следует также отметить, что межотраслевыми правилами не ограничен срок оформления личной карточки учета выдачи СИЗ одним годом: она может использоваться вплоть до ее заполнения.

"Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением".

Согласно части 1 статьи 221 ТК РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

2. В соответствии с пунктом 13 межотраслевых правил:

Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.

Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к настоящим Правилам.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника.

3) В соответствии с пунктом 427 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием должны хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

4) Ненадлежащее оформление личных карточек выдачи СИЗ (а именно - отсутствие в них сведений о выдаче указанных средств работникам, не повлекшее необеспечение работников этими средствами, образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ, поскольку является нарушением государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации.

См.: Постановление Верховного Суда РФ от 05.03.2021 N 16-АД21-2-К4.

Отсутствие доказательств обеспечения работников СИЗ (к примеру, в случае отсутствия личных карточек выдачи СИЗ, не оформления указанных карточек) влечет административную ответственность по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

В соответствии с частью 1 статьи 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год.

В случае признания правонарушения длящимся (к примеру, в связи с ненадлежащим оформлением личных карточек выдачи СИЗ, либо отсутствием доказательств обеспечения работников СИЗ в течение трех последних лет) срок давности привлечения к административной ответственности по статье 5.27.1 (части 1 и 5) КоАП РФ будет исчисляться судом не со дня совершения, а со дня обнаружения административного правонарушения (часть 2 статьи 4.5 КоАП РФ).

В соответствии с пунктом 14 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях":

Согласно части 2 статьи 4.5 КоАП РФ при длящемся административном правонарушении сроки, предусмотренные частью первой этой статьи, начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. При применении данной нормы судьям необходимо исходить из того, что длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей. При этом следует учитывать, что такие обязанности могут быть возложены и иным нормативным правовым актом, а также правовым актом ненормативного характера, например представлением прокурора, предписанием органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль). Невыполнение предусмотренной названными правовыми актами обязанности к установленному сроку свидетельствует о том, что административное правонарушение не является длящимся. При этом необходимо иметь в виду, что днем обнаружения длящегося административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол об административном правонарушении, выявило факт его совершения.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Груша Герман Афанасьевич