Как составить график отпусков, если у сотрудника отпуск использован авансом

Вопрос:

При составлении графика отпусков, количество дней отпуска нужно указывать фактическое на дату запланированного отпуска?
Например, если работник (врач) отгулял отпуск авансом, и на дату его запланированного отпуска у него нет дней отпуска, то отпуск ему не положен? В графике отпусков ставить 0 дней?
И обратная ситуация. Если у работника к дате запланированного им отпуска накопились неиспользованные дни более чем 28, нужно писать сумму всех не отгулянных дней.
Как в этих случаях прописывать период отпуска?
Например, если отпуск 28 календарных дней, период с 01.хх по 28.хх, а если 41 календарный день?
Когда на период отпуска выпадают праздничные дни, период переноситься на эти дни?

Ответ:

Нет, при составлении графика отпусков, количество дней отпуска указывается не фактическое на дату запланированного отпуска. При составлении графика отпусков в графе "количество дней отпуска" нужно указывать, то количество дней отпуска, на которое имеет право сотрудник ежегодно по занимаемой должности, т.е. 28 календарных дней не меньше, даже если сотрудник отгулял отпуск авансом.
Даже если сотрудник отгулял отпуск авансом, то право на отдых у него сохраняется, и оплачиваемый отпуск все равно должен ему предоставляться каждый год.
Нет, в графе "количество дней отпуска" не может стоять 0 дней.

Если у работника к дате запланированного им отпуска накопились неиспользованные дни отпуска, то в графе "количество дней отпуска" графика отпусков указывается 28 календарных дней, а неиспользованные дни отпуска могут указываться в графе "примечание".
Нет, не нужно в графе "количество дней отпуска" писать сумму всех не отгулянных дней отпуска.

Период отпуска, в графике отпусков, указывается в момент его начала и окончания соответственно, при заполнении граф "начало отпуска" и "конец отпуска". В данных графах указываются фактические даты начала и окончания отпуска.
Если период оплачиваемого отпуска приходится на праздничный день, то праздничный день в период отпуска не включается.

Обоснование:

Каждый работник должен отдыхать ежегодно, т.е. каждый год (ст. 122 , ст. 124 Трудового кодекса РФ ).
Каждый работник ежегодно должен отдыхать не менее 28 календарных дней, находясь в оплачиваемом отпуске, если оплачиваемый отпуск не разделен на части (ст. 115 , ст. 125 Трудового кодекса РФ ).
Право на отдых каждый год (ежегодно) гарантированно работнику ст. 115 , ст. 122 Трудового кодекса РФ , ст. 37 Конституции РФ , даже если отпуск использован в какой-то год авансом.

График отпусков составляется и ведётся не для учета использованных авансом или неиспользованных отпусков, а для установления очередности предоставления отпусков работникам (ст. 123 трудового кодекса РФ ). То есть график составляется для того, чтобы распределить, какой работник за каким пойдет в отпуск.

Учет использованных, в т.ч. авансом, или неиспользованных отпусков ведется не в графике отпусков, а в других учетных документах по кадрам, в личной карточке, в приказах (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 ).

В течение трудовой деятельности работника, оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику полностью за рабочий год, независимо от времени его использования в рабочем году, а не пропорционально отработанному времени (ст. 121 Трудового кодекса РФ ), за исключением дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные и/или опасные условия труда (ст. 121 трудового кодекса РФ ) и отпуска при увольнении (п. 28 Правил, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 N 169 ).

Потому при составлении графика отпусков, с учётом того что отпуск предоставляется полностью, а не за фактически отработанное время, в графике отпусков в графе "количество дней отпуска" указывается то количество дней отпуска, на которое имеет право сотрудник по занимаемой должности, даже если сотрудник использовал отпуск авансом.

Например, если работник отгулял отпуск авансом, то он все равно каждый год имеет право на отдых (отпуск) и в графе "количество дней отпуска" указывается 28 календарных дней не меньше.

Учитывая, что главная цель составления графика отпусков - это установление очередности предоставления отпусков, то в графе "количество дней отпуска" указывается 28 календарных дней. Указать количество неиспользованных дней отпуска можно в графе "примечание" графика отпусков.

В графе "запланированная дата отпуска" графика отпусков указывается только день начала отпуска, а не его период.
Графы "начало отпуска" и "окончание отпуска" (т.е. период отпуска) в графике отпусков заполняются по факту использования отпуска (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 ).
Например, если отпуск предоставляется на 28 календарных дней с 01.хх, то в графе "начало отпуска" указывается дата 01.хх, а в графе "окончание отпуска" указывается дата 28.хх.
Например, если оплачиваемый отпуск предоставляется на 41 календарный день с 01.08.2018, то в графе "начало отпуска" указывается дата 01.08, а в графе "окончание отпуска" указывается дата 10.09.

В соответствии со ст. 120 Трудового кодекса РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска (основного, дополнительного), не включаются в число календарных дней отпуска.
Все нерабочие праздничные дни в Российской Федерации перечислены в ст. 112 Трудового кодекса РФ .
Только дни (даты), указанные в ст. 112 Трудового кодекса РФ (и только они), не включаются в число календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (независимо от режима рабочего времени работника).
Постановление Правительства Российской Федерации 14.10.2017 N 1250 лишь регулирует вопрос о переносе выходных дней в 2018 г.
Выходные дни в число календарных дней отпуска включаются.

Например, если сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 11.06.2018 на 28 календарных дней, то длиться он будет с 11.06.2018 по 09.07.2018 (включительно).
Нерабочим праздничным днем в июне 2018 будет только 12.06.2018. Только этот день не войдет в расчет отпускных дней оплачиваемого отпуска (ст. 112 , ст. 120 Трудового кодекса РФ ).

В графике отпусков (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 ):

• в графе "количество дней отпуска" будет указано - 28 календарных дней (даже если сотрудник когда-то отгулял отпуск авансом);
• в графе "запланированная дата отпуска" будет указана дата - 11.06;
• в графе "начало отпуска" будет указано - 11.06;
• в графе "окончание отпуска" будет указано - 09.07.

Пример заполнения графика отпусков содержится в системе "Помощник кадровика: Эксперт" в справках "График отпусков (образец заполнения)" , "Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска в период праздничных дней" .

С дополнительной информацией по вопросу Вы можете ознакомиться в системе "Помощник кадровика: Эксперт" в справочном материале "График отпусков" .
Так же Вы можете прослушать видеосеминары по кадрам, содержащиеся в системе "Помощник кадровика: Эксперт"

• "Составление графика отпусков" ;
• "График отпусков: особенности составления и выгоды работодателя" .

С уважением, эксперт Службы поддержки пользователей проекта "Помощник Кадровика: Эксперт"
Майорова Кристина Алексеевна